プライバシーポリシー

1. 個人情報の定義

本ポリシーにおける「個人情報」とは、個人情報の保護に関する法律に定める個人情報をいいます。氏名、メールアドレス、所属、電話番号その他の記述により特定の個人を識別できる情報、および個人識別符号が含まれる情報がこれに当たります。単体では個人を識別できない情報であっても、他の情報と容易に照合して個人を識別できる場合は、個人情報として取り扱います。

2. 基本方針

• 個人情報の保護に関する法令および関係するガイドラインを遵守します。
• 利用目的の達成に必要な範囲で情報を取得し、その目的の範囲で利用します。
• 漏えい、滅失、毀損、改ざんおよび不正アクセスを防ぐため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
• 本人からの照会、開示、訂正、削除その他の請求に、法令に従って対応します。

3. 取得する情報

当社は、本サービスの提供に伴い、次の情報を取得します。

（1）利用者から提供される情報

• 氏名、所属、役割
• メールアドレス
• アカウントの認証に用いる情報
• お問い合わせその他、利用に際して利用者から提供される情報

（2）利用に伴い生成される情報

• ユーザー ID、操作履歴
• IP アドレス、ブラウザの種類、アクセス日時、アクセスログ
• ログイン状態を維持するための Cookie

（3）接続された Gmail から取得する情報は、第5項に定めます。

4. 利用目的

• 本サービスの提供、運営および維持のため
• 利用者の本人確認および認証のため
• 共有メールボックスに届く問い合わせを取り込み、内容を整理し、不足情報の確認と見積の作成・送信を行うため
• 利用者からの問い合わせに回答するため
• 不正利用の防止および本サービスの安全な運営のため
• 障害の調査、品質の向上および機能の改善のため
• 前各号に付随する目的のため

利用目的を変更するときは、変更前の目的と合理的な関連がある範囲で行い、変更後の目的を本ページで公表します。

5. Gmail のデータの取扱い

本サービスの管理者が Google の同意画面で共有メールボックスを接続すると、当社はそのメールボックスについて、メールの閲覧とラベル・既読状態の更新、メールの送信、および下書きの作成に必要な範囲で Google の API を利用します。

取得する内容は、次のとおりです。

• 件名、差出人、宛先、日時、本文
• 添付ファイルの有無および本サービスの処理に必要なメタデータ
• ラベル、既読状態、スレッドおよび履歴を識別する情報

これらの情報は、依頼者とのメールを本サービス上で表示し、輸送条件を読み取り、見積と返信を準備または送信するために利用します。広告の配信、信用の判定、および Google ユーザーデータの販売には利用しません。

件名と本文は、問い合わせに含まれる輸送条件の抽出と見積の準備のため、当社が利用する生成 AI の提供者（OpenAI、Anthropic または Google）に送信することがあります。送信する範囲は、その処理に必要な内容に限ります。

Gmail から取得したデータは、本サービスの提供と改善、法令に基づく対応、および事業の承継に必要な場合を除き、第三者に提供しません。

接続の解除は、Google アカウントの第三者アプリへのアクセス設定から、本サービスへの許可を取り消すことで行えます。許可を取り消した後、当社はそのメールボックスへ新たにアクセスしません。

6. 取得の方法

• 当社が発行するアカウントの登録
• 本サービスの利用
• 管理者による Google アカウントの接続
• Cookie その他これに類する技術
• 業務委託先その他、適法に情報の提供を受ける相手からの取得

当社は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得しません。

7. 管理

当社は、個人情報および Gmail のデータの正確性と安全性を保つため、組織的、人的、物理的および技術的な安全管理措置を講じます。Google から受領した更新用トークンは、本番環境では秘密情報として管理し、ソースコードには含めません。取扱いを外部事業者に委託するときは、委託先を選定し、必要な契約と監督を行います。

8. 保存および削除

当社は、利用目的の達成に必要な期間、または法令、契約その他正当な理由により保存が必要な期間に限り、情報を保存します。不要となった情報は、合理的な期間内に削除、消去または匿名化します。Google の許可を取り消した後も、それまでに取り込んだメールと、見積のために作成した記録は、業務上必要な期間、本サービス内に残すことがあります。

9. 第三者への提供

当社は、次のいずれかに当たる場合を除き、本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
• 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を行うことに協力する必要があり、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
• その他、法令により提供が認められる場合

利用目的の達成に必要な範囲での委託、合併その他の事業の承継に伴う提供、および法令に定める事項を公表したうえでの共同利用は、法令上の第三者提供に当たらないことがあります。

10. 委託および国外での取扱い

当社は、本サービスの運営、メールの送受信、および問い合わせ内容の読み取りのため、Google Cloud、Gmail、ならびに生成 AI の提供者（OpenAI、Anthropic、Google）を利用します。これらの事業者の設備が日本国外にある場合、情報は日本国外で保存または処理されることがあります。当社は、適用される法令に従い、必要な安全管理と委託先の監督を行います。

11. Cookie

本サービスは、ログイン状態の維持と安全な通信のために Cookie を使用します。ブラウザの設定で Cookie を無効にすると、ログインその他の機能を利用できないことがあります。

12. 開示、訂正、削除等の請求

本人から、当社が保有する自己の個人情報について、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去または第三者提供の停止を求められたときは、法令に従って対応します。請求に際し、本人であることを確認します。法令により応じる義務がない場合、または正当な理由がある場合は、請求に応じないことがあります。そのときは、法令に従い必要な説明を行います。

13. 本ポリシーの変更

当社は、法令の改正、本サービスの変更、取扱方法の変更その他の必要に応じて、本ポリシーを変更することがあります。変更後のポリシーは、本ページに掲載した時から効力を生じます。重要な変更は、本サービス上でも知らせます。

14. お問い合わせ

本ポリシーおよび個人情報の取扱いに関する質問、相談、開示等の請求は、次の窓口で受け付けます。